为落实习近平总书记关于加快和扩大教育对外开放的指示要求，北京交通大学等48所“双一流”建设高校被授予一定的出访来访外事审批权，这充分显示了进入新时代国家进一步扩大教育对外开放的信心和决心。这一举措进一步解决因公出国（境）手续繁杂、办理时间周期长等问题，有效解决教学科研人员“出国难”问题，便利开展对外交流工作。

为进一步落实上级部署，北京交通大学国际合作交流处（以下简称：国际处）联合信息中心启动了“外事综合信息管理系统”平台建设工作，旨在提升学校国际交流管理工作信息化水平，为师生提供更加便捷的服务；推动解决国际交流工作高质量发展的卡点、堵点，直击国际环境和外事领域的痛点、难点，解决高校教职工关心的焦点、热点，努力做到以开放促改革促发展，助力学校各项事业发展。

在明确国际化、信息化发展方向的基础上，加强数据互联互通，以统一数据共享与交换平台、统一身份认证平台和统一信息门户平台为基础，优化个人信息与事务管理。建设“无纸、透明、高效”的信息系统，满足个性化需求，打造“让数据多跑路，让师生少跑腿”的服务模式，努力实现审批服务网络化、流程透明化、进度可视化，提升数据治理能力。

信息中心依托学校MIS平台，打造外事综合信息管理系统，努力推进学校信息化的技术创新与示范应用，实现服务与管理的规范化与信息化。组建专项软件自主开发团队，梳理因公出访工作流程、材料清单、闭环管理、风险防控等需求进行系统开发。着力打造多部门联动“五位一体”因公出国（境）管理系统，有力支撑国际合作交流工作。其中，在教职工因公出国（境）管理系统中，前置国际处初审环节，初审后进入“并联”审批流，从报、审、查、统、监五个方面服务全校教职工的因公出访，做到任务申报透明化、审核审批移动化、信息更新及时化、监督检查明确化。

1、 任务申报：系统将因公出访的全过程细化为8个模块。出访人员、二级单位可以通过系统查询任务进度。

2、 审核审批：相较于线下审批手续复杂、时效性差等问题，根据人事隶属关系，在线填写任务申报，任务审核审批，实现全流程移动办公。

3、 信息查询：系统提供护照信息、出访记录、签证记录、指纹留取时间等信息查询功能。通过信息化手段进行信息维护、更新，保证数据的及时性和准确性。

4、 数据统计：系统实时获取出访团组进度，执行情况，在专项工作汇报、检查、年终工作总结时可实时获得精准数据，为相关工作管理提供高效手段。

5、 监督检查：系统全面实现了出访团组的事前、事后公示。出访前5个工作日公示：出访人员、邀请函、出访任务、行程安排、经费预算；出访后一个月内公示：出访总结、公务活动资料（照片等）、公务日志、访问对象名片等。

学校教职工申请因公出国（境）任务时，登录学校管理信息系统（MIS），点击“50.国际交流”子系统，进入教职工因公出国（境）管理系统模块填写出访任务申请；系统将根据申请人填写的出访内容及身份类别自动进入相应审批流；在完成因公出国（境）审批，出访回国（境）后在系统内完成上传出访总结及回访等实现闭环管理；业务审核办结后，申请人可以在线下载报销材料。经过信息中心自主开发，新系统填报界面更加优化，已实现任务申报、在线审批、护签查询、出入境记录检索、出访总结在线审核、报销材料下载等功能，优化了办事流程，进一步提升了外事管理效率。

系统开发过程中，以信息中心领导带队的项目研发团队夜以继日，集中学习外交部、教育部、北京市、学校下发的累计20余份20余万字的因公出访审批管理、护照签证管理、出访经费管理、信息安全管理、纪检监察管理、出访成果共享与评估管理办法等，在3个月内完成了近5万字的需求梳理，架构设计，制定出访团组事前、事中、事后业务的研发计划，会同国际处召开线上、线下近百场交流会、研讨会，倾注了大量心血，做出了卓有成效的工作，确保学校“教职工因公出国（境）管理系统”建设朝着高标准稳步推进。

早在2022年，信息中心下设的研发中心团队，作为教职工因公出国（境）项目的技术支持方，就组织用户参与全流程测试，接受广大用户对项目进行全面体检，为全面建成“教职工因公出国（境）管理系统”打下了坚实的基础。面对疫情后教职工出访需求急剧增多带来的挑战，以及因公出国（境）业务类型多样、审批流程复杂，需要系统不断升级以解决线上管理规范化、业务流程高效化、外事数据标准化的更高要求，信息中心和国际处、港澳台办组织多次研讨梳理业务流程，重点围绕线上文件、审批流程、数据分析，进一步探索线上化管理的最优解决方案，持续推进因公出国（境）系统的迭代优化。

该系统自建成以来，两年完成了数次迭代升级，在全年7*24全时运维的情况下，实现了在申报数量呈指数型增长的情况下的稳定运行态势。据统计，2023年至今累计完成出访500余批次团组，690余人次出访，3674条各类出访信息的保障工作，涉及出访国家75个，邀请单位790个，协助处理审批业务达8923次，均未出现数据错误遗失或审批流混乱的情况，充分显示了系统运行的安全稳定性。2023年4月，外交部外管司来校例行巡查，无一例违规团组，全部通过检查，获得外交部外管司的高度肯定。一个高效运行的系统，离不开信息中心开发团队过硬的专业背景、强劲的开发能力和高度的情怀和责任心。

依托信息化平台，学校因公出访管理工作实现信息化、流程化、标准化，为教师“走出去”开展国际交流与合作，激发创新创业活力发挥了积极作用。通过教职工出访参会和学术交流等各类国际交流活动，学校的国际影响力不断提升。通过信息化建设赋能学校外事管理，也有力地支撑了学校得国际化发展。在学校积极落实国家“一带一路”倡议，持续推进高铁“走出去”之际，在学校积极发挥行业特色优势，服务对接国家重大战略，国际交流活动的逐年递增的过程中，信息化做了强有力的支撑。2023年至今，学校国际交流工作呈明显递增趋势。截至2024年4月学校与51个国家的252所大学及知名企业建立了合作关系，并扩大海外合作伙伴布局，保持对港澳地区密切合作交流。

在国际形势风云变幻，国际交流日益增长的大环境下，外事领域的信息化工作，尤其是学校因公出国（境）系统经历多次大考后，历久弥新，使我校国际交流信息化迈入了国内同类高校先进行列，为学校的大外事发展提供了坚实的保障，在学校向着特色鲜明世界一流大学目标迈进过程中，做出了自己的贡献。

责任编辑：崔宇康 闵嘉仪

审核：袁芳 王瑞霞